Pracodawca ma prawo nałożyć na pracownika karę porządkową, jeśli pracownik dopuścił się przewinienia, uzasadniającego taki rodzaj odpowiedzialności. Zgodnie z art. 108 kodeksu pracy powyższe kary porządkowe mogą zostać nałożone za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Z kolei za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń. Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Należy zwrócić uwagę, iż pracodawca może ale nie musi ukarać zatrudnionej osoby, jest to jego swobodna decyzja. Jeżeli jednak zdecyduje się nałożyć karę porządkową to powinien być konsekwentny i równo traktować pracowników – nie może ukarać tylko niektórych za to samo przewinienie, chyba że zachodzą szczególne okoliczności.
Najłagodniejszymi formami kary są odpowiednio „kara upomnienia” oraz „kara nagany”.
Pracodawca może ukarać pracownika jedną z wymienionych wyżej kar, po jego wysłuchaniu i w odpowiednim terminie – 2 tygodni od uzyskania informacji o naruszeniu obowiązku pracowniczego, nie później jednak niż do trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.
Kara porządkowa może podlegać wpisaniu do akt pracowniczych, dlatego pracownik może skutecznie bronić się przed taką karą, gdy jest ona niesprawiedliwa, niezasadna. Udzielając pracownikowi kary porządkowej z wpisem do akt, pracodawca ma obowiązek poinformowania o tym na piśmie podwładnego, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się tego naruszenia oraz pouczenie o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.
Zgodnie z art. 112 § 1 k.p. Pracownik, który nie zgadza się z zastosowaniem wobec niego kary porządkowej, może złożyć pracodawcy sprzeciw w terminie 7 dni od chwili zawiadomienia o ukaraniu. Taki sprzeciw rozpatruje pracodawca, który w terminie 14 dni może go odrzucić. Jeżeli sprzeciw zostanie odrzucony przez pracodawcę, pracownik może złożyć odwołanie do Sądu. Pracownik może zaskarżyć decyzję pracodawcy w terminie 14 od dnia zawiadomienia o odrzuceniu poprzez wystąpienie do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary porządkowej (art. 112 § 2 k.p.).
Zgodnie z art. 112 k.p. nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z jego uwzględnieniem. Pracodawcy może zatem przemilczeć sprawę i nie musi wydawać żadnych formalnych decyzji, aby kara porządkowa została uznana za niebyłą.
Na podstawie art. 113 k.p. karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Rok nienagannej pracy należy liczyć od dnia zastosowania kary porządkowej.
Zatarcie faktu ukarania pracownika następuje z mocy prawa, czyli bez podejmowania w tym zakresie decyzji przez pracodawcę.
W kontekście rozważań o karach porządkowych istotne jest również to, iż przewinienia porządkowe mogą spowodować również zastosowanie przez pracodawcę innych dostępnych instrumentów dyscyplinujących m.in. wypowiedzenie warunków płacy, bądź wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. Zgodnie z wyrokiem SN z 18.02.2015 r. w sprawie oznaczonej sygn. akt I PK 171/14 „nie ma przeszkody do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia na podstawie tego samego zdarzenia, za które została nałożona na pracownika kara porządkowa, gdy waga tego przewinienia jest na tyle znacząca, że okoliczności i konsekwencje (nawet ewentualne) jego popełnienia uzasadniają przekonanie pracodawcy o niemożności dalszego zatrudnienia pracownika. Rozwiązanie stosunku pracy nie stanowi bowiem sankcji porządkowej w rozumieniu art. 108 k.p.”